Osem miest, kde sa schvaľovací reťazec zasekne, a ako ich opraviť

Zhrnuli sme, kde sa schvaľovacie reťazce najčastejšie zasekávajú. Vychádzame z viac ako 600 zákazníckych prostredí a 4 rokov požiadaviek na podporu. Každému z týchto problémov sa dá predísť a ku každému uvádzame pravidlo, ktoré ho rieši.

1. Schvaľovateľ je na dovolenke

Toto je zďaleka najčastejší problém. Faktúra čaká vo fronte, jediný človek, ktorý ju môže schváliť, je dva týždne v Chorvátsku a dodávateľ sa začne ozývať. Prvé, čo napadne, je určiť zástupcu. Lepšie je pravidlo pre neprítomnosť priamo na kroku: ak má schvaľovateľ zapnutú neprítomnosť, krok prejde na vopred určeného náhradného schvaľovateľa. Pôvodný schvaľovateľ dostane po návrate upozornenie a auditná stopa zachytí obe udalosti. Neprítomnosť by mala mať dátum konca, napríklad „do 15. 7. 2026“, nie „kým ju nevypnem“, lebo ľudia ju zabudnú vypnúť.

2. Suma je nad nastaveným prahom

Prah oddelenia máte nastavený na 500 €. Faktúra je na 4 800 €. Reťazec čaká na finančného riaditeľa, ktorý je zároveň generálny riaditeľ aj zakladateľ a práve sedí v lietadle. Lákavé je faktúru „proste schváliť“. Správne riešenie je pravidlo na úrovni dodávateľa: dodávatelia v kategórii „kancelárske potreby“ majú vyšší prah automatického schválenia než „poradenské služby“. Keď prahy raz nastavíte správne, reťazec vybaví 90 % objemu bez zásahu človeka.

3. Dodávateľ je nový a nie je v systéme

Acadsys nevie poslať faktúru ďalej, ak dodávateľ v systéme neexistuje. Prvé, čo napadne, je dodávateľa ručne založiť a faktúru poslať potom. Lepšie je mať frontu neznámych dodávateľov. Faktúry, ku ktorým sa nenašiel dodávateľ, idú do samostatnej fronty. Tím ich raz týždenne roztriedi a nových dodávateľov založí priamo z faktúry (OCR vyťaží názov dodávateľa, IČO a IBAN). Roztriedená faktúra potom pokračuje reťazcom. Toto nastavenie patrí k tým, ktoré majú v celom produkte najväčší vplyv.

4. Schvaľovateľ a žiadateľ sú tá istá osoba

Schváliť vlastnú objednávku je takmer vždy chyba, no v malých firmách sa to stáva. Finančný riaditeľ je jediný, kto môže schváliť faktúry nad 1 000 €, a zároveň objednávku sám zadal. Úplný zákaz by malej firme znemožnil fungovať. Lepšie je pravidlo „označ a upozorni“: vlastné schválenie je povolené, auditná stopa ho zaznamená a druhý schvaľovateľ dostane upozornenie. Upozornenie je jediné riešenie, ktoré funguje aj vo väčšom rozsahu. Väčšina vlastných schválení je v poriadku a povinný druhý schvaľovateľ by len pridal zdržanie, pričom zriedkavému podvodu by aj tak nezabránil.

5. Mena nie je EUR

Všetko máte nastavené na EUR, ale faktúra prišla v CZK. Prvé, čo napadne, je faktúru odmietnuť. Lepšie je mať krok na prepočet meny. OCR rozpozná menu a reťazec nesie sumu v pôvodnej mene aj prepočet na EUR podľa denného referenčného kurzu ECB platného v čase schválenia. Účtovníčka vidí obe sumy a export obsahuje obe.

6. Blíži sa splatnosť

Dodávateľ má splatnosť 14 dní a faktúra je vo fronte už 12 dní. Prvé, čo napadne, je to „súrne vybaviť“. Lepšie je automatické posunutie podľa splatnosti: keď uplynie 80 % lehoty, reťazec preskočí o úroveň vyššie a faktúra ide najbližšiemu nadriadenému schvaľovateľovi. Spolu s pravidlom pre neprítomnosť to zachytí väčšinu faktúr, ktoré sa zasekli pre chýbajúceho schvaľovateľa, ešte pred splatnosťou.

7. Dokument je duplicitný

Acadsys vytvorí hash z IČO dodávateľa, čísla faktúry a sumy a pri nahratí označí zhody. Prvé, čo napadne, je duplikát odmietnuť. Lepšie je zobraziť oba dokumenty vedľa seba: „Toto vyzerá ako duplicita FA-2026-0481, ktorá je už schválená a exportovaná. Nahrali ste ju omylom znova, alebo poslal dodávateľ tú istú faktúru dvakrát?“ Rozhodne schvaľovateľ a auditná stopa jeho rozhodnutie zaznamená.

8. Reťazec je príliš dlhý

Šesť krokov schvaľovania pri každej faktúre je pre väčšinu firiem zbytočne veľa. Prvé, čo napadne, je reťazec skrátiť a prísť o časť auditnej stopy. Lepšie je vetvenie podľa sumy: do 100 € 1 krok, do 500 € 2 kroky, do 5 000 € 3 kroky, nad 5 000 € 4 kroky. 80 % faktúr do 500 € prejde 1 – 2 krokmi. 5 % faktúr nad 5 000 € prejde celým reťazcom. Zvyšných 15 % prejde stredným počtom krokov. Schvaľovanie je tak výrazne rýchlejšie a kontrola zostáva tam, kde je potrebná.

Na záver

Každý schvaľovací reťazec je súbor kompromisov. Predvolené nastavenia Acadsys sú rozumné pre 20-členný finančný tím v stredne veľkej slovenskej firme. Ak sa vaša firma od tohto profilu líši veľkosťou, štruktúrou alebo mierou rizika, predvolené nastavenia vám už sedieť nebudú. Každé pravidlo sa preto dá nastaviť na úrovni tenanta, sumy, dodávateľa, kategórie aj časového obdobia. Samotné nastavenie nie je ťažké. Ťažšie je uvedomiť si, aké kompromisy robíte. Toto je osem miest, kde sme tímy videli zlyhať najčastejšie. Ak váš reťazec nemá ani jeden z týchto problémov, ste buď veľmi malí, alebo máte veľké šťastie. Ak ich má niekoľko, je to bežné a oprava zaberie asi deň práce s nastaveniami.