Rozdeľte schvaľovateľov do liniek, nastavte limity podľa sumy a pre vybraných dodávateľov určte vlastnú cestu. Každý podpis je zaznamenaný pri faktúre, nie v preposlanom e-maile.
Vľavo vyberiete schvaľovaciu linku. V strednom stĺpci sú kroky v poradí aj s tými, ktoré by konkrétna faktúra preskočila. Po kliknutí na krok upravíte jeho pravidlo vpravo.
Každý krok má vlastné pravidlo. Krok, ktorý sa na danú faktúru nevzťahuje, zostane viditeľný, ale preskočí sa.
Po kliknutí na krok vidíte všetky jeho nastavenia pokope.
Presuňte schvaľovateľa, zmeňte limit alebo pridajte výnimku. Netreba nič nasadzovať ani volať IT.
Každému kroku nastavíte limit predschválenia. Faktúra pod limitom krok preskočí, nad limitom ide ďalej. Nemusíte tak udržiavať zvlášť linku pre malé a zvlášť pre veľké faktúry.
Jedna linka, ktorá sa správa podľa sumy. Overenie prebehne vždy, podpisy pribúdajú s rastúcou sumou.
Bez limitov musí finančný riaditeľ podpisovať aj faktúru za 40 eur, alebo niekto ručne píše pravidlá, ktoré sa potom nikto neodváži zmeniť. V Acadsyse zostáva reťazec rovnaký a o tom, kto musí podpísať, rozhodne suma.
Ak majú schvaľovatelia podpisovať jeden po druhom, zvoľte postupné schvaľovanie. Ak stačia ktoríkoľvek dvaja z troch, zvoľte paralelné. Nastavuje sa pre každý krok zvlášť.
Vedúci oddelenia schvaľuje prvý. Finančný riaditeľ dostane žiadosť až po jeho podpise, takže má všetky informácie a nemusí nikoho naháňať.
Traja účtovníci dostanú upozornenie naraz. Keď schvália prví dvaja, faktúra ide ďalej. Reťazec sa nezastaví ani počas dovoleniek či choroby.
Pravidlo nastavíte raz na karte dodávateľa. Každá ďalšia faktúra od Microsoft Slovakia, SPP plyn alebo upratovacej firmy potom pôjde touto cestou automaticky.
Príklady pravidiel, ktoré sa nastavujú najčastejšie:
Pri každom nahraní Acadsys vyhodnotí pravidlá v pevnom poradí. Auditná stopa zaznamená, ktoré pravidlo rozhodlo na ktorom kroku.
Do 49 dokumentov mesačne zadarmo, bez časového obmedzenia a bez platobnej karty. Otvorte návrhár, pridajte prvú schvaľovaciu linku a pošlite cez ňu ďalšiu faktúru.
