Keď audítor povie „ukážte mi celú históriu tejto faktúry“, v Acadsyse ju nájdete priamo pri doklade. Ukážeme, čo všetko história obsahuje, ako ju audítorovi odovzdáte a na aké otázky odpovedá.
Čo sa zaznamená
Každá akcia s dokladom je jeden záznam: kto ju urobil, kedy a čo presne. Pri schvaľovaní aj to, v ktorom kroku sa to stalo a do akého stavu sa doklad posunul. Zaznamená sa napríklad:
- nahratie a spracovanie dokladu aj každá úprava údajov,
- overenie, schválenie, zamietnutie a vrátenie na opravu,
- preskočené kroky aj s dôvodom, napríklad nesplnená podmienka alebo nikto na pozícii schvaľovateľa,
- pridané aj odstránené prílohy a komentáre,
- spárovanie s objednávkou, žiadosťou o čerpanie alebo biznis prípadom,
- export do účtovníctva, príkaz do banky a zverejnenie v CRZ,
- návrh na odstránenie a samotné odstránenie dokladu.
Názov kroku a stavu sa uloží tak, ako bol v čase akcie. Keď neskôr schvaľovací strom premenujete alebo upravíte, história stále ukazuje, ako to vyzeralo vážene vtedy.
Zastupovanie a prihlásenia
Ak doklad schváli zástupca, záznam to jasne ukáže a môže k nemu byť priložené poverenie na zastupovanie. Prihlásenia do Acadsysu sa zaznamenávajú osobitne, aj s IP adresou a približnou lokalitou.
Otázky, ktoré audítori kladú
- „Kto schválil tento doklad?“ V histórii dokladú vidíte meno, čas, krok aj komentár, ktorý schvaľovateľ pri schválení napísal.
- „Schválil to on, alebo jeho zástupca?“ Schválenie zástupcom je označené a môže mať priložené poverenie.
- „Prečo tento krok nikto neschválil?“ Preskočený krok je v histórii aj s dôvodom, prečo bol preskočený.
- „Kam zmizol tento doklad?“ Odstránenie má dva kroky: najprv niekto navrhne odstránenie, potom ho dokončí používateľ s oprávnením na mazanie. Oba kroky sa zapíšu do histórie.
Ako históriu ukázať audítorovi
Otvorte doklad a stiahnite jeho krycí list. Je to PDF s údajmi dokladu a celou históriou schvaľovania, ktoré môžete audítorovi rovno poslať. Ak potrebuje viac dokladov naraz, vyberte ich v archíve a stiahnite ako ZIP.
Ako dlho sa história uchováva
História zostáva pri doklade počas celého trvania zmluvy. Pri ukončení vám doklady odovzdáme, aby ste ich mohli uchovať po celú zákonnú dobu.
Chcete preskočiť hovor? Začnite priamo s produktom.
Zadarmo do 49 dokumentov mesačne, natrvalo. Nepotrebujete kartu ani hovor s obchodníkom, aby ste sa dostali k exportu pre vašu účtovníčku.